Por onde começar?

No mundo corporativo muito se fala sobre indicadores para tomada de decisão. A discussão em torno do assunto gera dúvidas como: qual a plataforma para desenvolver, quanto tempo para implementar, qual o custo, entre outras, mas, o que sempre pergunto é:

Porque sua companhia precisa disso?
O que quer medir?
Qual a periodicidade de atualização desses indicadores?

Algo que deveria trazer mais praticidade parece ser complicado de implementar, porém com alguns conceitos e uma ferramenta que quase toda empresa possui é possível ter algo interessante, sofisticado e de baixo custo.
A ferramenta a qual me refiro é o Microsoft Excel. Sim, a famosa planilha de dados que praticamente todos conhecem ou já ouviram falar.

Quais os conceitos devo entender?

O Excel não é somente uma calculadora digital em que a maioria das pessoas utiliza somente para as operações matemáticas padrões e, em nível mais avançado, funções de sumarização como SOMA(), CONT.VALORES(), MÉDIASE(), entre outras. Com essa ferramenta, conseguimos fazer análise.
Para isso temos os seguintes níveis a serem trabalhos: Dados, Informação, Indicadores e Conhecimento.

Dados: São as tabelas bidimensionais ou as tabelas que vêm do próprio sistema. Caso sua tabela origina-se de um banco de dados SQL, é possível conectar o Excel à tabela do SQL. Ainda neste nível é possível usar colunas de apoio com funções para tratar as colunas originais do banco de dados.

Informação: Aqui começamos a entender comportamento periódico dos dados. Por exemplo: quantidade de venda por dia, semana, mês, trimestre etc.
Indicadores: Uso dos recursos visuais tais como setas e cores que informem a situação observada.

Conhecimento: Sabendo do comportamento daquele tipo de produto mostrado em gráficos comparativos que situem o observador e indique se o comportamento está dentro ou fora do esperado.

Vale lembrar que grande parte das consultorias que prestei em empresas de pequeno, médio e grande porte, a maioria dos dados são apresentados até o segundo nível (informação), ou seja, as análises ainda são feitas nos níveis “Tabulares” e não nos níveis “Visuais”, muito provavelmente por que a forma tabular era a ferramenta de trabalho das gerações anteriores.

Tipos de Dashboards:

Operacionais: Acompanhamento da operação diária. Ex.: Entregas de mercadorias;
Táticos: Média Gerência, acompanhamento das operações em relação às metas mensais;
Estratégicos: Alta Gerência, Resultados das Diretorias em relação às metas dos períodos.

O que muda com tudo isso?

Alguns Cases:

Primeiro:  Análise de Produtividade de Equipe

Cenário Observado:
Controle de equipe feito uma vez a cada 4 meses.
Dificuldades:
Não saber trabalhar de forma automatizada com funções do Excel.
Tempo muito longo para feedback à equipe com baixa efetividade em orientá-los com foco em resultado.
Cenário Atual:
Elaboração do relatório quinzenal.
Melhorias:
Redução do tempo de feedback de 4 meses para 15 dias com visão atualizada do mês corrente.
Feedbacks mais constantes com resultado à curto prazo.

Segundo: Relatório de Fechamento de DRE

Cenário Observado:
Relatório de fechamento de DRE feito após quinto dia útil do mês com tempo hábil de 2 dias.
Dificuldades:
Algumas situações só eram possíveis observar após o mês fechado, não conseguindo atuar imediatamente;
Oneroso para rastrear os números que compunham o fechamento do período.
Cenário Atual:
Relatório automatizado.
Melhorias:
É possível fazer parciais durante o mês.
Rastreabilidade de todas as notas que compõem o valor total apenas com 1 clique.
Tempo de atualização de relatório de 3 a 5 segundos.

+ Referências:

No final de 2013 disponibilizei em meu blog alguns arquivos de referência para Dashboards

Link: http://excelb2b.com/2013/12/20/arquivos-de-referencia-para-excel/

Atenciosamente
Paulo R Lopes
http://excelb2b.com/